Verheugen jij en je medewerkers je al op de komende functioneringsgesprekken? Dan hoef je niet verder te lezen en kun je ook de tips overslaan. Maar zien jullie het functioneringsgesprek als een verplicht nummer, een tijdverslindende en irritante hobby van HR? Lees dan vooral verder!
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een tweerichtingsgesprek tussen leidinggevende en medewerker met als doel het functioneren van de werknemer en de onderlinge samenwerking te verbeteren.
Mensen functioneren het best als ze zich gewaardeerd voelen en als ze de kans krijgen om zich verder te ontwikkelen. Dit is dus ook precies waarover het functioneringsgesprek zou moeten gaan. Een succesvol functioneringsgesprek staat of valt daarnaast ook met het stellen van de juiste vragen.
Functioneringsgesprek voorbereiden
Om het gesprek voor te bereiden kun je de functieomschrijving van de medewerker doornemen, je verdiepen in verslagen van werkoverleg, individuele gesprekken, vergaderingen, en het verslag van het vorige functioneringsgesprek. Word jij al moe bij het idee?
Doe het dan eens wat creatiever en effectiever door jezelf 3 kernvragen te stellen:
- Welke 3 complimenten heb ik voor de medewerker?
- Welke groei heb ik de medewerker zien maken?
- Welke ontwikkelkansen zie ik voor de medewerker?
In een functioneringsgesprek is het belangrijk om vooral de medewerker aan het woord te krijgen. De ideale verdeling in spreektijd daarbij 70 / 30. Kondig het gesprek op tijd aan en zet de medewerker alvast aan het werk met de vragen:
- Waar ben je het meest trots op?
- Waarvan heb je het meest geleerd?
- Wat is jouw unieke bijdrage in de komende tijd?
- Wat wil je de komende tijd leren?
- Hoe kan ik je daarbij helpen?
Hoe voer je een functioneringsgesprek?
Natuurlijk heb je gezorgd voor een goede plek. Een ruimte waar je niet gestoord wordt. Koffie en thee staan klaar en een stroopwafel of gevulde koek doet doorgaans geen afbreuk aan de sfeer van het gesprek. Je hebt in je uitnodiging al aangegeven dat het gesprek maximaal 1,5 uur duurt.
In de traditionele benadering van functioneringsgesprekken worden eerst de punten van de medewerker en daarna de punten van de leidinggevende besproken. Punt voor punt worden de lijstjes afgewerkt en afgevinkt. Per punt worden er aantekeningen gemaakt.
Deze manier van gespreksvoering is doorgaans een perfect recept om elk spoortje spontaniteit, inspiratie en creativiteit naar de knoppen te helpen.
Doe het eens anders!
Je kunt die uitgekauwde traditie doorbreken door er een open en spontane dialoog van te maken. En wees gerust: De praktijk wijst uit dat echt alle belangrijke punten daarin aan bod komen. Je hebt jezelf goed voorbereid aan de hand van de 3 kernvragen. Je weet waarover je complimenten gaat geven en welke groei je in de afgelopen periode hebt gezien. Ook weet je welke verwachtingen je hebt voor de komende tijd. Welke ontwikkeling zie je voor je? Welke uitdagingen kun je de medewerker bieden?
De medewerker kan niet wachten om zijn reflecties op de 5 vragen met jou te delen. Misschien is deze nieuwe benadering voor hem ook even wennen. Zomaar vertellen waar ie trots op is. Gelukkig went dat heel snel, vooral als jij daarop inhaakt met jouw bevindingen.
Motiverende functioneringsgesprekken
Op deze manier maak je functioneringsgesprekken interactief, inspirerend, waardevol en motiverend. Je nodigt de medewerker uit om actief mee te denken en verantwoordelijkheid te nemen voor zijn eigen behoeften. Jij ontdekt hoe de medewerker jouw stijl van leidinggeven ervaart. Heeft ie behoefte aan richtlijnen of wil hij juist meer vrijheid? Heeft ie een sturende stok achter de deur nodig of heeft ie behoefte aan een coachende steun in de rug? Als je dit weet, kun je jouw rol als leidinggevende meer inhoud en vorm geven.
Samenvatten en afsluiten
Na 1,5 uur constateer je dat de tijd voorbij is gevlogen. Voor jullie met een goed gevoel, gemotiveerd en vol energie de kamer uit stappen, vat je het gesprek nog even samen en zet je gemaakte afspraken op een rijtje. Geen complete essays, maar in een paar kernachtige zinnen:
- Welke onderwerpen hebben we besproken?
- Wat hebben we afgesproken (wat, wie, hoe, waar en wanneer?)
En tja, misschien moet je dan ook nog even het formulier voor HR invullen. En daar kun je natuurlijk ook jouw samenvatting gewoon aan vast nieten 😉.
Op weg terug naar de werkplek
Leidinggevende: “Zullen we alvast het volgende gesprek plannen?”
Medewerker: “Oké, maar dit keer gaan we geen jaar wachten toch?
Leidinggevende: “Wat mij betreft niet, wat stel jij voor?”
“Medewerker: “Nou, ik dacht …… “
Leidinggevende: “Prima. En dan zorg jij voor iets bij de koffie?”
Medewerker: “Deal!”
5 pijlers van een positief gesprek:
- Richten op persoonlijke kracht en talenten
- Focus op positieve ervaringen
- Denken in kansen en mogelijkheden
- Stimuleren van persoonlijke groei en ontwikkeling
- Vergroten van motivatie en doelgerichtheid
Workshop Functioneringsgesprekken Voorbereiden
Kun jij een steuntje in de rug gebruiken bij het voorbereiden van je functioneringsgesprekken? Boek dan een effectieve één op één Workshop Functioneringsgesprekken Voorbereiden. In twee effectieve dagdelen van 2,5 uur leg je de basis voor succesvolle functioneringsgesprekken. In deze maatwerktraining bereid je je eigen gesprekken grondig voor. Daarnaast oefen je met gespreksvaardigheden, vraagtechnieken en actief luisteren en krijg je praktische tips voor het voeren van een open en effectieve dialoog. Laat ze daarna maar komen, die functioneringsgesprekken!
Meer informatie?
Mail of bel gerust! Intakegesprekken zijn altijd vrijblijvend