• Heb jij moeite met nee zeggen?
• Maak jij je wel eens te druk over wat anderen van jou zullen denken?
• Houd je je mond in een vergadering terwijl je wel degelijk een mening hebt?
• Ga je confrontaties liever uit de weg?
• Houd je heel lang je mond over kleine irritaties tot je ineens ontploft?
  

Herkenbaar?

Voor veel mensen herkenbare dingen. Zowel in werk en privé is het best lastig om voor jezelf op te komen, je mening te geven en om nee te zeggen. Soms omdat je moeite hebt met het vinden van de juiste woorden of omdat je denkt dat je het niet kunt of durft. In 80 % van de gevallen is het echter omdat je denkt te weten wat de ander ervan zal vinden of omdat je bang bent om anderen teleur te stellen

Wat wil je leren?

“Het belangrijkste wat ik wil in deze training is leren nee zeggen!”,zei Saskia toen ik naar haar leerdoelen vroeg voor de assertiviteitstraining.

“Nou, dan ben je nu geslaagd”, was mijn reactie, “want je zei net nee”.

“Nee, ik bedoel echt nee leren zeggen, zoals nee zeggen tegen je baas, je collega’s, je buurvrouw. Nee zeggen tegen mensen als die wat van je willen”.

“Aha, dus het woord nee zit wel in je systeem, het is dus alleen een kwestie om het uit te spreken als het nodig is”.

“Ja, precies, als mensen me vragen iets voor ze te doen, vind ik het lastig om te zeggen dat ik geen zin of tijd heb, of dat ik het gewoon niet wil. Hoe leer ik nee zeggen?”

“Wat vind je er lastig aan?”

“Ik wil mensen niet teleurstellen. Als ik nee zeg, vinden ze me vast een zeurpiet of ze vinden me niet aardig”.

“Ben je helderziend of telepathisch begaafd?”

“Nee, waarom vraag je dat?”

“Omdat jij voor hen invult wat ze zullen denken en vinden. Misschien vinden ze het helemaal niet erg dat je nee zegt en zijn ze juist blij dat je duidelijk voor je mening uitkomt en eerlijk zegt wat je vindt”.

“Tja, daar zit wat in, maar het blijft lastig…”.

“Klopt, daarom doe je ook mee aan deze training, het blijft lastig, maar het is te leren”.

 NIVEA

Invullen Voor Een Ander is niet handig. Je zadelt jezelf op met een hoop overbodig werk en allerlei hersenspinsels die vaak helemaal niet terecht zijn. Anderen denken en vinden toch echt zelf wat ze willen, dus probeer geen gedachten te lezen. Tenzij je helderziend bent natuurlijk.

Stop dus met IVEA en begin met NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander.
NIVEA smeert lekker weg, geeft rust in je kop en scheelt je een hoop energie. Neem je eigen hersenspinsels eens op de hak en verban ze naar het rijk der fabelen. Hou je vast, hier een paar voorbeelden om je op weg te helpen:

1. Als ik nee zeg vindt mijn collega me niet aardig.

Hoe groot is die kans? En wat dan nog? Wat is er erg aan als iemand je nu even niet aardig zou vinden? Gaan mensen je aardiger vinden als je altijd maar ja en amen zegt? En vind jij zelf iedereen altijd aardig? Nou?

2. Als ik nee zeg tegen mijn baas is dat fout, want hij is wel de baas.

Waar ligt de grens? Hoe gek moet een vraag zijn voor je nee zegt? Hoe vanzelfsprekend is het om overal ja op te zeggen? Zou je baas het juist ook goed van je kunnen vinden als je een keer nee zegt? Zou je dan misschien wat duidelijker zijn en zou hij dan tenminste eindelijk eens weten wat ie echt aan je heeft? En als je ja zegt maar nee denkt, is dat dan eerlijk? Oneerlijk zijn is toch veel fouter dan ja zeggen en het niet menen… Ja toch?

3. Ik kan mijn buurvrouw niet teleurstellen.

Ja hoor, dat kun je best, als je maar wilt! Je hebt toch zeker in je leven best wel eens mensen teleurgesteld? Of ben je soms geen puber geweest? En als je buuf zich teleurgesteld voelt omdat jij nee gezegd hebt, dan is dat haar pakkie-an. NIVEA, weet je nog? Kijk, een ander doelbewust teleurstellen, kwetsen of pesten is wat anders. Maar je buurvrouw heeft ook gewoon ook recht op een gezonde portie teleurstelling. En dat ontneem je haar als je altijd maar ja zegt. Fijne buurvrouw ben je dan!

4. Als ik nee zeg, heeft dat negatieve gevolgen.
   

Nou, kom maar op met die rampen. Word je ontslagen? Word je uit de familie gezet? Gaat je schoonzus met tomaten gooien? Plast de buurman in je brievenbus? Is je leven nu totaal zinloos? Moet je in een kartonnen doos gaan wonen, of onder een brug (of een combinatie van die twee)? Wat is nu eigenlijk het allerergste wat er kan gebeuren als je nee zegt? Wat maak je jezelf wijs? Kom op zeg, wees eens realistisch!

5. Snapt hij nu niet dat ie me voor het blok zet?

Misschien niet, dan is hij gewoon wat minder fijngevoelig, sociaal en inlevend dan jij. Misschien snapt ie het ook wel en is hij een manipulator of een drammer. In beide gevallen loont het echter niet om je daar druk over te maken. Mensen zijn nou eenmaal zo, houden niet altijd rekening met anderen en zijn soms egoïstisch. Dat geldt trouwens ook voor jou!

Twee maanden later

Saskia heeft inmiddels de assertiviteitstraining succesvol afgerond. In vier dagdelen heeft ze intensief gewerkt aan het behalen van haar leerdoelen: “Nee zeggen en beter voor mezelf opkomen, mezelf meer laten zien en meer inbreng hebben in mijn team”.

En tussen de sessies in heeft ze op het werk en in haar privéleven haar nieuwe vaardigheden uitgeprobeerd. Was niet altijd makkelijk, maar het is haar gelukt! Ze zegt nu vaker bewust nee. Haar record staat nu op 3 keer op één dag. Ze heeft meer zelfvertrouwen en zit lekkerder in haar vel.

De Omgeving

Ze heeft nog werk, is niet uit de familie gezet en ook haar vriendenkring is nog intact. Haar leidinggevende moest even wennen aan haar assertieve communicatie, maar is blij dat ze duidelijker communiceert en dat ze meer voor zichzelf opkomt. Dat geldt ook voor haar collega’s. Saskia is meer aanwezig in het team, ze neemt vaker het voortouw en draagt veel actiever bij aan de teamprestaties. De buurvrouw snapt helemaal dat het niet altijd uitkomt om op haar hond te passen. Ze had altijd gedacht dat Saskia het juist een leuke afwisseling vond om haar hond uit te laten “omdat ze er zelf geen heeft” (haha, de buurvrouw had dus ook last van IVEA).

Emotionele Intelligentie

Iedereen heeft ervan gehoord. Maar wat is het? Hoe kun je er beter in worden? En hoe kun je het gebruiken?

Emotionele intelligentie (EI) is een term die populair is gemaakt door de Amerikaanse psycholoog Daniël Goleman. Volgens hem is Emotionele Intelligentie:

“Het kunnen herkennen, begrijpen en omgaan met gevoelens en emoties, zowel die van de ander als die van jezelf.”

De mate van Emotionele Intelligentie wordt EQ genoemd, ofwel Emotioneel Quotiënt, vergelijkbaar met IQ dat wordt gebruikt om aan te geven hoe hoog het intellectuele- of verstandelijke vermogen van iemand is.

Hoezo soft skills?

Succesvol leidinggeven gaat niet alleen over het behalen van targets, KPI’s of andere op cijfers gebaseerde meetwaarden. Het gaat vooral om de persoonlijke impact die je hebt als manager of leider: People-management.

Als je zinvolle doelen wilt bereiken, moet je met mensen samen kunnen werken, ze snappen en goede, soms heftige, gesprekken kunnen voeren. Emotionele Intelligentie is dus een essentiële vaardigheid voor elke leidinggevende. Er wordt vaak gesproken over soft skills, maar in feite zijn deze vaardigheden helemaal niet zo soft. We spreken dan ook liever van real skills of social skills.

Onderzoek toont aan dat een hoge Emotionele Intelligentie ook een betere geestelijke en fysieke gezondheid oplevert. Het is dus niet alleen een vaardigheid die je zakelijke resultaten positief beïnvloedt, het heeft ook invloed op je eigen geluk en dat van je medewerkers.

Verheugen jij en je medewerkers je al op de komende functioneringsgesprekken? Dan hoef je niet verder te lezen en kun je ook de tips overslaan. Maar zien jullie het functioneringsgesprek als een verplicht nummer, een tijdverslindende en irritante hobby van HR? Lees dan vooral verder!

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een tweerichtingsgesprek tussen leidinggevende en medewerker met als doel het functioneren van de werknemer en de onderlinge samenwerking te verbeteren.

Mensen functioneren het best als ze zich gewaardeerd voelen en als ze de kans krijgen om zich verder te ontwikkelen. Dit is dus ook precies waarover het functioneringsgesprek zou moeten gaan. Een succesvol functioneringsgesprek staat of valt daarnaast ook met het stellen van de juiste vragen.

Functioneringsgesprek voorbereiden

Om het gesprek voor te bereiden kun je de functieomschrijving van de medewerker doornemen, je verdiepen in verslagen van werkoverleg, individuele gesprekken, vergaderingen, en het verslag van het vorige functioneringsgesprek. Word jij al moe bij het idee?

Doe het dan eens wat creatiever en effectiever door jezelf 3 kernvragen te stellen:

1.   Welke 3 complimenten heb ik voor de medewerker?
2.   Welke groei heb ik de medewerker zien maken?
3.   Welke ontwikkelkansen zie ik voor de medewerker?

In een functioneringsgesprek is het belangrijk om vooral de medewerker aan het woord te krijgen. De ideale verdeling in spreektijd daarbij 70 / 30. Kondig het gesprek op tijd aan en zet de medewerker alvast aan het werk met de vragen:  

1.   Waar ben je het meest trots op?
2.   Waarvan heb je het meest geleerd?
3.   Wat is jouw unieke bijdrage in de komende tijd?
4.   Wat wil je de komende tijd leren?
5.   Hoe kan ik je daarbij helpen?

Hoe voer je een functioneringsgesprek?

Natuurlijk heb je gezorgd voor een goede plek. Een ruimte waar je niet gestoord wordt. Koffie en thee staan klaar en een stroopwafel of gevulde koek doet doorgaans geen afbreuk aan de sfeer van het gesprek. Je hebt in je uitnodiging al aangegeven dat het gesprek maximaal 1,5 uur duurt.

In de traditionele benadering van functioneringsgesprekken worden eerst de punten van de medewerker en daarna de punten van de leidinggevende besproken. Punt voor punt worden de lijstjes afgewerkt en afgevinkt. Per punt worden er aantekeningen gemaakt.

Deze manier van gespreksvoering is doorgaans een perfect recept om elk spoortje spontaniteit, inspiratie en creativiteit naar de knoppen te helpen.

Doe het eens anders!

Je kunt die uitgekauwde traditie doorbreken door er een open en spontane dialoog van te maken. En wees gerust: De praktijk wijst uit dat echt alle belangrijke punten daarin aan bod komen. Je hebt jezelf goed voorbereid aan de hand van de 3 kernvragen. Je weet waarover je complimenten gaat geven en welke groei je in de afgelopen periode hebt gezien. Ook weet je welke verwachtingen je hebt voor de komende tijd. Welke ontwikkeling zie je voor je? Welke uitdagingen kun je de medewerker bieden?

De medewerker kan niet wachten om zijn reflecties op de 5 vragen met jou te delen. Misschien is deze nieuwe benadering voor hem ook even wennen. Zomaar vertellen waar ie trots op is. Gelukkig went dat heel snel, vooral als jij daarop inhaakt met jouw bevindingen.

Motiverende functioneringsgesprekken

Op deze manier maak je functioneringsgesprekken interactief, inspirerend, waardevol en motiverend. Je nodigt de medewerker uit om actief mee te denken en verantwoordelijkheid te nemen voor zijn eigen behoeften. Jij ontdekt hoe de medewerker jouw stijl van leidinggeven ervaart. Heeft ie behoefte aan richtlijnen of wil hij juist meer vrijheid? Heeft ie een sturende stok achter de deur nodig of heeft ie behoefte aan een coachende steun in de rug? Als je dit weet, kun je jouw rol als leidinggevende meer inhoud en vorm geven.

Samenvatten en afsluiten

Na 1,5 uur constateer je dat de tijd voorbij is gevlogen. Voor jullie met een goed gevoel, gemotiveerd en vol energie de kamer uit stappen, vat je het gesprek nog even samen en zet je gemaakte afspraken op een rijtje. Geen complete essays, maar in een paar kernachtige zinnen:

• Welke onderwerpen hebben we besproken?
• Wat hebben we afgesproken (wat, wie, hoe, waar en wanneer?)

En tja, misschien moet je dan ook nog even het formulier voor HR invullen. En daar kun je natuurlijk ook jouw samenvatting gewoon aan vast nieten 😉.