Communiceren met 4 monden, 4 oren en 4 ogen
In elke communicatie tussen mensen spelen vier aspecten een rol:
- Zakelijke aspect, de inhoud van de boodschap, de “feiten”.
- Expressieve aspect, informatie over de zender van de boodschap.
- Relationele aspect, informatie over hoe de zender tegenover de ontvanger staat, wat hij van hem vindt.
- Appellerende aspect, de invloed die de zender wil uitoefenen op de ontvanger.
Deze aspecten zijn in communicatie tussen mensen altijd aanwezig!
Veel communicatieproblemen ontstaan doordat mensen zich niet bewust zijn van de invloed van deze aspecten. Eenzelfde boodschap kan in andere omstandigheden, met een andere intonatie, totaal anders uitgelegd worden! Of de zender geeft een totaal andere uitleg dan de ontvanger, al of niet bewust, heeft bedoeld.
Voorbeeld:
Man zegt in de auto tegen zijn vrouw als ze bij een verkeerslicht staan: “Groen”. Daarmee zegt hij, afhankelijk van de intonatie:
Zakelijk: Het verkeerslicht staat op groen
Expressief: Ik heb haast
Relationeel: Jij zit te suffen
Apellerend: Geef eens gas!
Aandachtspunten bij deze 4 aspecten van communicatie:
Zakelijk
Zakelijk wil zeggen het doorgeven van feiten en argumenten gericht op een zakelijk doel, vrij van gevoelens en onderliggende bedoelingen. Dus geen: gelijk willen hebben, wraak willen nemen of de ander een hak willen zetten. Het gaat om de betekenis van de woorden en zinnen die je uitspreekt. De begrijpelijkheid wordt bevorderd door eenvoud (gewone woorden, korte zinnen), bondigheid zonder kortaf te worden, en aantrekkelijk formuleren.
Expressief
De informatie die naar voren komt over de zender zelf. Bij alles wat je zegt, zeg je altijd iets over jezelf, dat gebeurt onbewust. Doorgaans zit deze expressie niet in de woorden die je uitspreekt, maar in je intonatie, je spreeksnelheid, je non verbale houding, je micro-expressie. Kleine trekjes in je gezicht worden door de ander onbewust opgevangen en woorden door de ander geïnterpreteerd. De ontvanger beoordeelt je op wat hij ziet en hoort. Soms proberen mensen om zelfexpressie te verstoppen door wat sneller en onduidelijker te spreken en door oogcontact te vermijden. Soms gebruiken mensen dure woorden en gaan ze nadrukkelijker articuleren of laten stiltes vallen in hun zinnen om de gesprekspartner te imponeren.
Relationeel
Bij het relationele aspect gaat het om hoe de zender tegenover de ontvanger staat, wat hij van hem vindt. Vind je iemand aardig of juist niet, hoeveel waardering of juist minachting blijkt uit de boodschap en hoeveel sturing of ruimte wordt er gegeven. In elke boodschap zeg je dus ook wat je van de ander vindt en hoe je tegenover hem of haar staat als persoon. Als de communicatie op relatieniveau niet goed zit, dan heeft het eigenlijk geen zin om door te praten. Een zin die begint met: “Ik begrijp niet hoe je….”, betekent eigenlijk: “Ik vind jou stom”. De zin: “Ik heb toch duidelijk gezegd dat …” betekent eigenlijk: “Jij hebt natuurlijk niet zitten luisteren”. Als een gesprek relationeel uit de hand loopt, stel de relatie met je gesprekspartner dan aan de orde door bijvoorbeeld te zeggen: “Hoe komt het dat wij zo kattig op elkaar reageren?” of: “Ik vind de manier waarop we praten niet prettig…” .
Appellerend
Dit aspect gaat over de invloed die de zender wil uitoefenen op de ontvanger. Je zegt: “Wat smaakte die taart heerlijk” en bedoelt eigenlijk: “Geef mij nog maar een stukje”. Je zegt: “Ik vraag me af of we niet eens naar de teamsamenstelling moeten kijken” en bedoelt eigenlijk “Haal Piet toch uit het team”. Je zegt”: “Draait er vanavond nog een leuke film?” en bedoelt: “Ik wil vanavond met je naar de film”. Als zender en ontvanger elkaar niet goed aanvoelen of geen open communicatie hebben, ontstaat er een raadspel om de juiste bedoelingen te achterhalen en dan gaat het vaak fout. Een zender is zich vaak onvoldoende bewust van het appel dat hij doet op de ontvanger. Voor de zender is het belangrijk om te weten wat hij wil, dit duidelijk naar voren te brengen en de ontvanger de ruimte te geven om nee te zeggen. Voor de ontvanger is het belangrijk om, als het appel onduidelijk is, dit aan de orde te stellen: “Begrijp ik hieruit dat jij wilt dat ik….”? Het kan ook directer: “Wat verwacht je nu van me?”.
Horen wat je wilt horen
Als je bewust luistert, kun je in vrijwel elke boodschap deze vier aspecten van communicatie herkennen. De kern van de boodschap hoor je vaak “tussen de regels door”. De echte bedoeling van de gesprekspartner, zit deels in de woorden, maar voor een heel groot deel is die verpakt in de toon, de klankkleur, het volume, de spreeksnelheid en de lichaamshouding en gebaren die de ander maakt. De toon maakt de muziek!
Je kunt als ontvanger zelf kiezen in welk oor je een boodschap binnen laat komen: je kunt horen wat je wilt horen. Mannen hebben over het algemeen wat sterker ontwikkelde zakelijke oren, ze nemen de boodschap letterlijk en beschouwen het gezegde als informatie. Vrouwen hebben doorgaans sterker ontwikkelde relationele- en appel oren. Ze voelen betrekken de boodschap vaker op zichzelf en komen in actie als ze het gevoel hebben dat er een appel op hen wordt gedaan.
Oefenen
In onze communicatietrainingen oefenen cursisten intensief met dit 4 monden en orenmodel. Je wordt jezelf bewust van taal- en interactiepatronen die ervoor zorgen dat je in sommige situaties de boodschap “in het verkeerde oor” binnen laat komen. Door te leren om selectief te luisteren en het juiste oor open te doen, vergroot je je gespreksvaardigheden en assertiviteit!